Vacature Administrateur (28 uur per week)

Voor onze organisatie zoeken we een nauwkeurige en zelfstandige administrateur die eindverantwoordelijk is voor de volledige financiële administratie van drie entiteiten. Je zorgt dat de boekhouding tijdig, juist en compleet is, bewaakt het grootboek en voert periodieke controles en reconciliaties uit (bank, betaalproviders en gekoppelde systemen).

Daarnaast verzorg je de operationele verwerking van in- en verkoopfacturen, inclusief debiteuren- en crediteurenbeheer en het bewaken van de digitale goedkeuringsflow via Blue10. Je boekt loonjournaalposten en verwerkt/imports vanuit SpotOnMedics (ERP systeem).

Je coördineert de maandafsluiting, bereidt de jaarafsluiting in afstemming met de accountant.  
Je werkt in Exact en gekoppelde systemen zoals Blue10, Sportivity, webshop, SpotOnMedics, betaalproviders en de banksystemen.

Jij bent proactief, gestructureerd en goed in prioriteren, met ervaring in een vergelijkbare rol en feeling met procesverbetering en samenwerking met collega’s/externen.

Samengevat takenpakket

• Eindverantwoordelijk voor de volledige financiële administratie van drie entiteiten.
• Verwerken, coderen en boeken van inkoop- en verkoopfacturen in Exact.
• Debiteurenbeheer: factureren, open posten bewaken, aanmanen en contact met debiteuren.
• Crediteurenbeheer: open posten bewaken, betalingen voorbereiden en contact met leveranciers.
• Bewaken van de digitale factuur- en goedkeuringsflow (Blue10 indien van toepassing).
• Verwerken van bankmutaties en uitvoeren van bank- en betaalproviderreconciliaties (Mollie/PayPal/webshop).
• Boeken loonjournaalposten en maken van aansluitingen/controles.
• Importeren/verwerken van SpotOnMedics-bestanden en particuliere nota’s.
• Uitvoeren/coördineren maandafsluiting en voorbereiden jaarafsluiting.
• Signaleren en verbeteren van administratieve processen
• Collega’s ondersteunen bij juiste aanlevering.

Uitgebreid takenpakket:

Algemeen / eindverantwoordelijkheid

• Eindverantwoordelijk voor de volledige financiële administratie van drie entiteiten.
• Bewaken van de kwaliteit, volledigheid en tijdigheid van de boekhouding en aanlevering door collega’s.
• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen in administratieve processen en systemen.

Dagelijkse administratie

• Verwerken, coderen en boeken van inkoopfacturen en verkoopfacturen in Exact.
• Crediteurenbeheer: beheren openstaande posten, voorbereiden/bewaken betalingen, contact met leveranciers, oplossen van verschillen.
• Debiteurenbeheer: opstellen en versturen verkoopfacturen, monitoren openstaande posten, aanmaningen, contact met debiteuren en opvolging betalingsafspraken.
• Monitoren en bewaken van de facturatie- en goedkeuringsflow, inclusief opvolging bij achterstanden.

Blue10

• Beheren van de digitale inkoopfactuurstroom in Blue10: controleren, routeren, bewaken van goedkeuringen en oplossen van uitzonderingen.
• Afstemming met managers en directie over tijdige en correcte accordering in Blue10.

Bank, kas en koppelingen

• Verwerken van bankmutaties en uitvoeren van periodieke bankreconciliaties.
• Reconciliaties van betaalproviders en systemen (Mollie, PayPal, Sportivity en webshop).
• Importeren/verwerken van SpotOnMedics-bestanden (boekingen, particuliere nota’s).

Periodieke afsluiting & grootboek

• Grootboekbeheer en controles op tussenrekeningen / balansposten.
• Boeken van loonjournaalposten en uitvoeren van aansluitingen/controles.
• Uitvoeren en coördineren van maandafsluiting
• Voorbereiden jaarafsluiting: balansspecificaties, dossieropbouw en aanspreekpunt voor accountant.

Systemen

• Werkt met Exact en gekoppelde systemen: Blue10, Sportivity, SpotOnMedics, Mollie, PayPal, webshop en banksystemen.