Vacature Customer Service – Inside Sales Employee

Customer Service – Inside Sales Employee

Haal jij voldoening uit het creëren van structuur, het bewaken van processen en het oplossen van klantvraagstukken? Voor Varex Imaging zoeken we iemand die administratief sterk is, nauwkeurig werkt en dossiers niet loslaat totdat ze volledig zijn afgerond. Daadkracht en eigenaarschap zijn daarbij belangrijk.

Commerciële ondersteuning is een belangrijk onderdeel van de functie, maar het zwaartepunt ligt op het versterken van het klachten- en retourproces, het creëren van duidelijk eigenaarschap en het waarborgen van kwaliteit en continuïteit binnen Customer Service & Sales.

Deze fulltime functie bestaat uit twee belangrijke deelgebieden: klantklachten (20 uur) en inside sales support (20 uur), waarbij de nadruk ligt op eigenaarschap, nauwkeurigheid en klantcommunicatie.

Jouw bijdrage aan Varex

• Je versterkt de capaciteit voor klachtbehandeling zonder dat hiervoor een volledig dedicated klachtencoördinator nodig is.
• Je vergroot de continuïteit binnen Customer Service.
• Je combineert commerciële ondersteuning met klanttevredenheid.
• Je zorgt voor duidelijk eigenaarschap bij het oplossen van klantissues.
• Je vermindert achterstanden in klachtenafhandeling en verhoogt de snelheid van communicatie richting klanten.

Doelstelling

Je draagt actief bij aan de Customer Service & Sales-organisatie door het beheren en coördineren van commerciële binnendienstactiviteiten en het regisseren van klantklachten. De functie draagt bij aan klanttevredenheid, omzetgroei en operationele efficiëntie door proactieve klantcommunicatie, nauwkeurige administratieve verwerking en sterk eigenaarschap in de opvolging van klantvraagstukken.

Plaats in de organisatie

Je rapporteert aan de Manager Customer Service Department (CSD).

Commerciële binnendienstactiviteiten

• Verwerken van offertes, orders en orderwijzigingen in ERP- en CRM-systemen.
• Versturen van orderbevestigingen en bewaken van de voortgang van klantorders.
• Onderhouden van klantinformatie in CRM-systemen.
• Nauw samenwerken met accountmanagers om commerciële kansen te realiseren en klantvragen effectief op te volgen.
• Beantwoorden van klantvragen over levertijden, producten, documentatie en orderstatus.
• Afstemmen met Planning, Warehouse en Finance over leveringen, wijzigingen en klantverzoeken.
• Signaleren van afwijkingen tussen forecast en werkelijke klantvraag en deze bespreekbaar maken met de commerciële organisatie.

Klachtcoördinatie

• Registreren, monitoren en opvolgen van klantklachten in de daarvoor bestemde systemen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten met betrekking tot klachten.
• Bewaken van doorlooptijden en zorgdragen voor tijdige communicatie richting klanten en interne stakeholders.
• Coördineren van de opvolging tussen Customer Service, Quality, Operations en andere betrokken afdelingen.
• Zorgdragen voor een complete en correcte administratieve vastlegging van klachten.
• Signaleren van trends, structurele afwijkingen en verbeterkansen binnen het klachtenproces.
• Opstellen en communiceren van statusupdates en afsluitende rapportages richting klanten.
• Actief eigenaarschap nemen over klachten totdat deze volledig zijn afgehandeld.

Kennis en ervaring

• Commerciële processen in een B2B-omgeving.
• Klantgericht communiceren.
• Klantklachten- en retourprocessen binnen een klantgerichte organisatie.
• Kwaliteitsprocessen en de administratieve afhandeling van klachten.
• Administratieve processen en documentbeheer.
• Basiskennis van onze producten en toepassingen.
• ERP- en CRM-systemen (SAP, Salesforce).
• Microsoft Office (met name Teams, Excel en Outlook).

Je bent verantwoordelijk voor

• Correcte en tijdige verwerking van klachtendossiers.
• Accurate vastlegging van klantinformatie, orders en klachten.
• Heldere en professionele communicatie richting klanten en interne stakeholders.
• Het bewaken van afspraken, deadlines en acties.
• Zelfstandig oppakken en afronden van klantvragen met betrekking tot klachtafhandeling en orders.
• Het signaleren en escaleren van risico’s die impact kunnen hebben op klanttevredenheid.

Met wie werk je samen?

• Klanten.
• De Manager Customer Service Department voor werkoverleg.
• Overige medewerkers van de afdeling Customer Service en Sales Management voor het overdragen van informatie met betrekking tot klantkwesties.
• Medewerkers van de afdeling Quality Assurance in het geval van klantklachten.
• Medewerkers van de afdeling Regulatory Affairs met betrekking tot compliance.
• Medewerkers van de afdeling Finance in verband met betalingsgedrag van klanten.
• Medewerkers van de afdeling Planning en Warehouse omtrent levertijden en verzendkosten.
• Medewerkers van de afdeling Manufacturing Engineering voor het verkrijgen van nieuwe artikelnummers.

Uitdrukkingsvaardigheid in vreemde talen

De Engelse en Duitse taal is vereist bij het:

• Voeren van telefonisch overleg met de klant en met collega’s over ordergerelateerde zaken.
• Schrijven van mails naar klanten en collega’s over ordergerelateerde zaken.

Persoonlijkheid

• Klant- en servicegericht.
• Accuraat en gestructureerd.
• Proactief.
• Eigenaarschap.
• Probleemoplossend vermogen.
• Samenwerkingsgericht en flexibel.

Wenselijke opleidings- en ervaringsachtergrond

• Administratieve of commerciële opleiding op mbo-niveau.
• Minimaal 3 jaar werkervaring binnen een internationale productieomgeving in een customer service-rol.