Vacature Directiesecretaresse

Ervaren Directiesecretaresse

Emmeloord

"Als je het leuk vindt om verschillende werkzaamheden op een geordende wijze te voltooien en je het een uitdaging vindt om met veel verschillende belanghebbenden in contact te zijn, dan is dit een baan voor jou."

Als Directiesecretaresse bij de NAK ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen en ontzorgen van de directie. In deze rol toon je initiatief en draag je bij aan de efficiëntie van de afdeling. Je zorgt voor een gestructureerde planning van de agenda, waarbij je ervoor zorgt dat alle afspraken correct worden ingevoerd en dat alle betrokkenen tijdig worden geïnformeerd. Je ondersteunt de directie op een manier die de efficiëntie en effectiviteit van de werkzaamheden waarborgt. Hiermee lever je een belangrijke bijdrage aan de groei van de afdeling en ondersteun je de organisatie bij het inspelen op veranderingen. Daarnaast ben je onder andere verantwoordelijk voor het registreren van binnenkomende klachten en bezwaren, het voorbereiden en notuleren van het directieoverleg en het bijhouden van de mailbox. Verder houd je je bezig met de administratieve organisatie rondom de gremia, zoals het bestuur en de adviesraad. Je bewaakt benoemingstermijnen, coördineert (her)benoemingsprocedures en zorgt voor een accurate vastlegging hiervan. Je werkt nauw samen met de directiesecretaris en de andere directiesecretaresse en verdeelt samen de taken, zodat alles efficiënt en nauwkeurig wordt uitgevoerd. In samenwerking met je collega's ondersteun je twee directeuren waarvoor je in staat moet zijn het overzicht te behouden en nauwkeurig te werken.

Wat is vereist?

• Hbo werk- en denkniveau met een relevante opleiding
• 3 tot 5 jaar relevante werkervaring
• Ervaring met O365
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• In staat om te organiseren en te plannen
• Communicatief sterk, zelfstandig en assertief
• Je kunt goed samenwerken met verschillende collega's

Wat krijg je?

• €3.400 - €4.800 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring
• 32-urige werkweek
• 24 vakantiedagen + 12 adv-dagen (bij fulltime dienstverband)
• Opleidingsmogelijkheden
• Premievrij pensioen en reiskostenvergoeding

Wat doe je?

• Agendabeheer uitvoeren
• Mailbox bijwerken
• Voorkomende werkzaamheden uitvoeren
• Correspondentie en postregistratie afhandelen
• Directieoverleg bijwonen en uitwerken
• Benoemingen aansturen en ordenen
• Klachten en bezwaren afhandelen

We hebben een collega gevraagd hoe een leuke/minder leuke dag eruit ziet in deze baan:

"Op een leuke werkdag heb je voor je gevoel genoeg tijd om al je taken af te ronden en kun je de directie op een adequate manier helpen."

"Op een minder leuke werkdag merk je dat er inefficiënt wordt gewerkt, waardoor je langer met taken bezig bent dan nodig."

Voorbeeld uit de praktijk

"Je krijgt te horen dat je een afspraak in de agenda moet verzetten, waardoor je veel moet schuiven in de planning. Hoe pak je dit aan?"

Je probeert dit op een manier waarbij de agenda zo min mogelijk verandert, maar dat is niet altijd haalbaar. Je bekijkt wie er betrokken zijn bij de verschillende afspraken die verplaatst moeten worden en zorgt ervoor dat zij alle relevante informatie ontvangen, zoals locatie en tijdstip van de nieuwe afspraken. Verder heb je zelf het inzicht over welke afspraken je kunt annuleren/verzetten zonder dit te hoeven overleggen. Je toont hierin initiatief en laat zien dat je deze situaties zelfstandig kunt oppakken. Na de aanpassingen controleer je alles zorgvuldig om er zeker van te zijn dat de informatie klopt en dat iedereen tijdig is geïnformeerd over de wijzigingen. Zo houd je het proces soepel en voorkom je misverstanden.

Groeipad

Ontwikkeling is een belangrijk speerpunt binnen de NAK. Het is van belang dat iedere medewerker zich zowel vakinhoudelijk als persoonlijk kan (blijven) ontwikkelen. Iedereen staat zelf aan het roer van zijn of haar loopbaan. Groeipaden bij de NAK staan niet vast, die creëer je zelf.

Werken bij NAK

Wil jij elke dag bijdragen aan de basis van onze voedselvoorziening? Bij de NAK bewaken, bevorderen en borgen we de kwaliteit van Nederlands zaaizaad en pootgoed. Als onafhankelijke organisatie staan we voor kwaliteit die telt. Of je nu in het veld, in het lab of op kantoor werkt, met jouw inzet maak je het verschil. We zoeken het hele jaar door professionals die van betekenis willen zijn. Word jij onze nieuwe collega? Maak kennis met de NAK De NAK voert haar taken uit in opdracht van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur. Onze keuringen en onderzoeken op het veld en in het laboratorium vormen een essentiële schakel in de keten. Maar dat niet alleen: we zijn ook een expertisecentrum dat telers, handelaren, de industrie en overheden ondersteunt. Van Groningen tot Zeeland De NAK is gevestigd in het hart van de Noordoostpolder. Hier bevinden zich ons hoofdkantoor, laboratorium en proef- en controlebedrijf. Daarnaast werken onze buitendienstmedewerkers lokaal, waardoor we altijd dichtbij zijn. Hoewel we elkaar niet elke dag zien, werken we goed samen. We worden gedreven door kwaliteit. Met elkaar bouwen we aan een sector die toonaangevend is, mondiaal geprezen wordt en in ontwikkeling blijft. Krijg jij daar, net als wij, energie van? Dan leren we jou graag kennen.