Vacature Directiesecretaresse

Directiesecretaresse - NAK Emmeloord

Wat is vereist?

• Mbo werk- en denkniveau met een relevante opleiding
• 3-5 jaar relevante werkervaring
• Ervaring met Office365
• Je beschikt over sterke organisatorische en planningsvaardigheden en communiceert duidelijk en effectief
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Je bent nauwkeurig en representatief

Wat krijg je?

• €3.200 - €4.300 bruto p/m o.b.v. een 38-urige werkweek (afhankelijk van kennis en ervaring)
• 24-urige werkweek
• Tijdelijke functie
• 24 vakantiedagen + 12 adv-dagen (bij fulltime dienstverband)
• Een gedegen inwerktraject en begeleiding
• Premievrij pensioen en onkostenvergoeding
• Laptop en telefoon

Wat doe je?

40% Agenda beheren en afspraken inplannen

25% Mailbox verwerken en correspondentie afhandelen

15% Organiseren van vergaderlocaties, catering, reizen en relatiegeschenken

10% Postregistratie en inkomende en uitgaande correspondentie verwerken

5% Administratie rondom benoemingen en accounts regelen

5% Klachten en bezwaren registreren en handtekeningen verzamelen

Vacature

Als Directiesecretaresse bij de NAK ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden rondom de Algemeen Directeur en de Operationeel Directeur. Je organiseert efficiënt hun agenda’s en zorgt ervoor dat afspraken met de directie, het bestuur en de commissies zorgvuldig worden ingepland. Daarnaast beheer je het e-mailverkeer op het Directiesecretariaat, zodat belangrijke berichten niet over het hoofd worden gezien. Ook verwerk je de binnenkomende en uitgaande post en zorg je voor een correcte registratie hiervan. Naast deze organisatorische taken regel je praktische zaken zoals het boeken van vergaderlocaties en catering, het bestellen van bloemen en relatiegeschenken en het verzorgen van reis- en verblijfarrangementen. Verder houd je de registratie van klachten en bezwaren bij en zorg je dat de benodigde handtekeningen tijdig worden verzameld. Tot slot verzorg je benoemingsbrieven, regel je inlogaccounts en zorg je dat nieuwe collega’s toegang krijgen tot de benodigde systemen, zodat zij meteen aan de slag kunnen. Je werkt binnen een klein, professioneel team van drie personen. Hoewel je veel taken zelfstandig uitvoert, zorgen je collega’s voor de coördinatie en bewaking van de prioriteiten. Samen met de Senior Directiesecretaresse en de Directiesecretaris vorm je een hecht team dat nauw samenwerkt en regelmatig contact onderhoudt met interne en externe partijen. Door overzicht te houden, proactief te handelen en zorgvuldig te werk te gaan, zorg je ervoor dat de directie zich volledig kan richten op hun verantwoordelijkheden zonder zich zorgen te hoeven maken over de administratieve en organisatorische zaken.

"Als je het leuk vindt om te werken in een veelzijdige functie met veel afwisseling en je het een uitdaging vindt om snel en efficiënt om te gaan met last-minute verzoeken en strakke deadlines, dan is dit een baan voor jou."

Werkweek

"Op een leuke werkdag heb je een duidelijk takenpakket waarbij je afspraken inplant en een buitenlandse reis regelt. Je bereidt vergaderzalen voor, hebt overleg met je collega’s en stemt tussendoor belangrijke zaken af met de Directeur."

"Op een minder leuke werkdag krijg je last-minute verzoeken doordat eerdere communicatie ontbrak. Je moet geplande afspraken verzetten voor een urgent overleg en uitzoeken voor wie onbekende poststukken bedoeld zijn."

Voorbeeld uit de praktijk

"Je krijgt te horen dat je een afspraak in de agenda moet verzetten, waardoor je veel moet schuiven in de planning. Hoe pak je dit aan?"

Je probeert dit op een manier waarbij de agenda zo min mogelijk verandert, maar dat is niet altijd haalbaar. Je bekijkt wie er betrokken zijn bij de verschillende afspraken die verplaatst moeten worden en zorgt ervoor dat zij alle relevante informatie ontvangen, zoals locatie en tijdstip van de nieuwe afspraken. Verder heb je zelf het inzicht over welke afspraken je kunt annuleren/verzetten zonder dit te hoeven overleggen. Je toont hierin initiatief en laat zien dat je deze situaties zelfstandig kunt oppakken. Na de aanpassingen controleer je alles zorgvuldig om er zeker van te zijn dat de informatie klopt en dat iedereen tijdig is geïnformeerd over de wijzigingen. Zo houd je het proces soepel en voorkom je misverstanden.

Groeipad

Ontwikkeling is een belangrijk speerpunt binnen de NAK. Het is van belang dat iedere medewerker zich zowel vakinhoudelijk als persoonlijk kan (blijven) ontwikkelen. Iedereen staat zelf aan het roer van zijn of haar loopbaan. Groeipaden bij de NAK staan niet vast, die creëer je zelf.

Werken bij NAK

De NAK is de Nederlandse Algemene Keuringsdienst voor zaaizaad en pootgoed van landbouwgewassen. Deze wettelijke taak wordt vervuld in opdracht en onder toezicht van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur. Gespecialiseerde keurmeesters voeren tijdens het seizoen alle keuringen uit die bijdragen aan de hoogwaardige kwaliteit van het Nederlandse exportproduct. De NAK beschikt over een hightech laboratorium waar grootschalige nacontrole op pootaardappelen en zaaizaden wordt uitgevoerd door (moleculaire) onderzoekstechnieken toe te passen. De NAK is door de sector en overheid gevraagd om partner te zijn voor onafhankelijke kwaliteitsborging in de akkerbouwketen. Daarnaast is en blijft het NAK-certificaat het keurmerk gebaseerd op onderscheidende kwaliteitseisen. Ook levert de NAK betrouwbare, actuele en transparante dienstverlening en informatie, en is de keuringsdienst het kenniscentrum op het gebied van kwaliteit en regelgeving voor het uitgangsmateriaal in de sector.