Vacature Directiesecretaresse

Directiesecretaresse (m/v/x)

De Oorlogsgravenstichting zoekt per direct een georganiseerde en gestructureerde  directiesecretaresse voor 24  tot 32 uur per week verdeeld over 4 dagen.

Waar staan wij voor?

De Oorlogsgravenstichting houdt zich al 75 jaar bezig met het beheren en onderhouden van alle Nederlandse oorlogsgraven over de hele wereld. Daarnaast onderzoeken we de verhalen van oorlogsslachtoffers en delen die met nabestaanden, jongeren en belangstellenden. Dat doen we bijvoorbeeld in tentoonstellingen en educatieve programma’s. We willen daarmee laten zien wat de gevolgen zijn van oorlog, en hoe belangrijk het is je in te zetten voor vrede en vrijheid. Werk dat nog iedere dag relevant is.

De directiesecretaresse zorgt voor de dagelijkse ondersteuning van de algemeen directeur en verricht daarnaast ondersteunende taken voor de Raad van Toezicht en de Raad van Advies en bewaakt hierin als vanzelfsprekend de vertrouwelijkheid van informatie en gegevens.

Bij de Oorlogsgravenstichting in Nederland werken 28 medewerkers.

Wat ga je doen?

Als directiesecretaresse ben je het eerste aanspreekpunt m.b.t. de agenda van en verzoeken en vragen aan de directeur-bestuurder. Naast het beheren van de agenda plan je uiteenlopende afspraken in, en organiseer en faciliteer je vergaderingen, in- en externe bijeenkomsten aan de hand van de jaarplanning. Deze vergaderingen en bijeenkomsten vinden soms plaats in de avonduren of in het weekend.

Je stuurt de vergaderstukken op en maakt notulen van de vergaderingen. Tevens maak je in conceptbrieven en -nota’s op aan de hand van summiere aanwijzingen; je zorgt voor een juiste archivering van deze documenten en notulen.

Ook organiseer en faciliteer je het bezoek van de directeur bestuurder en/of de Raad van Toezicht aan diverse herdenkingen, bijeenkomsten en binnen- of buitenlandse reizen. Je ontvangt bezoek en treedt waar nodig op als gastvrouw/gastheer.

Je collega’s zijn gemotiveerd en zeer betrokken bij het werk van de Oorlogsgravenstichting. Samen met hen organiseer je de jaarlijkse 4 mei-herdenking op het Nationaal Ereveld Loenen.

Hier ga je werken

Het kantoor van de Oorlogsgravenstichting is gevestigd in Den Haag op loopafstand van het centrum.

Wat vragen we van jou?

· Je hebt een afgeronde opleiding als secretaresse of managementassistent en minimaal 5 jaar ervaring in de rol van directiesecretaresse ;

· Je bent in staat om zelfstandig te werken en weet daarmee de directeur zoveel als mogelijk te ontlasten. Aan een half woord heb je genoeg om proactief aan de slag te gaan;

· Je hebt kennis van secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;

· Je hebt inzicht in functionele verhoudingen en relevante administratieve processen binnen de organisatie;

· Je bent vaardig in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het genereren van managementinformatie;

· Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;

· Je bent stressbestendig, organisatie- en omgevingssensitief;

· Je bent accuraat, beschikt over goede contactuele eigenschappen en sociale vaardigheden

· Je hebt een goede beheersing van Office365 en ervaring met geautomatiseerde systemen. Daarnaast ben je bekend met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Arbeidvoorwaarden

Je salaris wordt ingeschaald in schaal 6 conform de inschaling CAO Rijk tot een maximum van  € 3.564,01 bruto op fulltime basis. De hoogte van de inschaling is afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband. Onderdeel van de beloning is 16,50% IKB (Individueel Keuzebudget). Wij bieden je een contract voor bepaalde tijd met uitzicht op een vaste aanstelling.

Interesse?

Ben jij degene die ons met deze mooie uitdaging kan helpen? Stuur dan uiterlijk 5 januari 2025 a.s.  een mail met je motivatie en CV naar [email protected]. We kijken ernaar uit om van je te horen. Uiterlijk op 10 januari 2025 laten we je weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek op 14 of 23 januari 2025

Wil je meer weten over de functie, bel dan met Jeroen Roskam, Manager Bedrijfsvoering op 06 38 91 75 15.

Het overleggen van de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.