Vacature Ervaren Directiesecretaresse

Ervaren Directiesecretaresse - NAK Emmeloord

Wat is vereist?

• Hbo werk- en denkniveau met een relevante opleiding
• 3 tot 5 jaar relevante werkervaring
• Ervaring met O365
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• In staat om te organiseren en te plannen
• Communicatief sterk, zelfstandig en assertief
• Je kunt goed samenwerken met verschillende collega's

Wat krijg je?

• €3.250 - €4.600 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring
• 32-urige werkweek
• 24 vakantiedagen + 12 adv-dagen (bij fulltime dienstverband)
• Opleidingsmogelijkheden
• Premievrij pensioen en reiskostenvergoeding

Wat doe je?

35% Agendabeheer uitvoeren

20% Mailbox bijwerken

15% Voorkomende werkzaamheden uitvoeren

10% Correspondentie en postregistratie afhandelen

10% Directieoverleg bijwonen en uitwerken

5% Benoemingen aansturen en ordenen

5% Klachten en bezwaren afhandelen

Vacature

Als Directiesecretaresse bij de NAK ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen en ontzorgen van de directie. In deze rol toon je initiatief en draag je bij aan de efficiëntie van de afdeling. Je zorgt voor een gestructureerde planning van de agenda, waarbij je ervoor zorgt dat alle afspraken correct worden ingevoerd en dat alle betrokkenen tijdig worden geïnformeerd. Je ondersteunt de directie op een manier die de efficiëntie en effectiviteit van de werkzaamheden waarborgt. Hiermee lever je een belangrijke bijdrage aan de groei van de afdeling en ondersteun je de organisatie bij het inspelen op veranderingen. Daarnaast ben je onder andere verantwoordelijk voor het registreren van binnenkomende klachten en bezwaren, het voorbereiden en notuleren van het directieoverleg en het bijhouden van de mailbox. Verder houd je je bezig met de administratieve organisatie rondom de gremia, zoals het bestuur en de adviesraad. Je bewaakt benoemingstermijnen, coördineert (her)benoemingsprocedures en zorgt voor een accurate vastlegging hiervan. Je werkt nauw samen met de directiesecretaris en de andere directiesecretaresse en verdeelt samen de taken, zodat alles efficiënt en nauwkeurig wordt uitgevoerd. In samenwerking met je collega's ondersteun je twee directeuren waarvoor je in staat moet zijn het overzicht te behouden en nauwkeurig te werken.

"Als je het leuk vindt om verschillende werkzaamheden op een geordende wijze te voltooien en je het een uitdaging vindt om met veel verschillende belanghebbenden in contact te zijn, dan is dit een baan voor jou."

Werkweek

"Op een leuke werkdag heb je voor je gevoel genoeg tijd om al je taken af te ronden en kun je de directie op een adequate manier helpen."

"Op een minder leuke werkdag merk je dat er inefficiënt wordt gewerkt, waardoor je langer met taken bezig bent dan nodig."

Voorbeeld uit de praktijk

"Je krijgt te horen dat je een afspraak in de agenda moet verzetten, waardoor je veel moet schuiven in de planning. Hoe pak je dit aan?"

Je probeert dit op een manier waarbij de agenda zo min mogelijk verandert, maar dat is niet altijd haalbaar. Je bekijkt wie er betrokken zijn bij de verschillende afspraken die verplaatst moeten worden en zorgt ervoor dat zij alle relevante informatie ontvangen, zoals locatie en tijdstip van de nieuwe afspraken. Verder heb je zelf het inzicht over welke afspraken je kunt annuleren/verzetten zonder dit te hoeven overleggen. Je toont hierin initiatief en laat zien dat je deze situaties zelfstandig kunt oppakken. Na de aanpassingen controleer je alles zorgvuldig om er zeker van te zijn dat de informatie klopt en dat iedereen tijdig is geïnformeerd over de wijzigingen. Zo houd je het proces soepel en voorkom je misverstanden.

Groeipad

Ontwikkeling is een belangrijk speerpunt binnen de NAK. Het is van belang dat iedere medewerker zich zowel vakinhoudelijk als persoonlijk kan (blijven) ontwikkelen. Iedereen staat zelf aan het roer van zijn of haar loopbaan. Groeipaden bij de NAK staan niet vast, die creëer je zelf.

Werken bij NAK

De NAK is de Nederlandse Algemene Keuringsdienst voor zaaizaad en pootgoed van landbouwgewassen. Deze wettelijke taak wordt vervuld in opdracht en onder toezicht van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur. Gespecialiseerde keurmeesters voeren tijdens het seizoen alle keuringen uit die bijdragen aan de hoogwaardige kwaliteit van het Nederlandse exportproduct. De NAK beschikt over een hightech laboratorium waar grootschalige nacontrole op pootaardappelen en zaaizaden wordt uitgevoerd door (moleculaire) onderzoekstechnieken toe te passen. De NAK is door de sector en overheid gevraagd om partner te zijn voor onafhankelijke kwaliteitsborging in de akkerbouwketen. Daarnaast is en blijft het NAK-certificaat het keurmerk gebaseerd op onderscheidende kwaliteitseisen. Ook levert de NAK betrouwbare, actuele en transparante dienstverlening en informatie, en is de keuringsdienst het kenniscentrum op het gebied van kwaliteit en regelgeving voor het uitgangsmateriaal in de sector.