Vacature Event Projectmanager ondersteuner

Voor een hogere onderwijsinstelling in Tilburg zijn wij opzoek naar een Event Projectmanagement ondersteuner

Wij zijn opzoek naar een professional die zelfstandig alle activiteiten rondom facilitaire en logistieke zaken voor meetings, congressen en evenementen kan organiseren en begeleiden.

Je draagt zorg voor de operationele coördinatie van evenementen, waarbij het accent ligt op facilitaire, logistieke en organisatorische afstemming.

De werkzaamheden hebben een sterk uitvoerend en coördinerend karakter binnen een complexe en veranderende omgeving met diverse interne en externe stakeholders.

Wat ga je doen?

· Voorbereiding & organisatie;

· Inventariseren van wensen en eisen van interne en externe opdrachtgevers ;

· Opstellen van draaiboeken en planningen ;

· Maken van werkorders voor facilitaire diensten;

· Reserveren en coördineren van ruimtes en faciliteiten;

· Afstemmen met facilitaire diensten (catering, beveiliging, bhv, techniek, schoonmaak, AV, terrein etc.);

· Afstemmen met externe leveranciers, van offerte tot en met facturatie;

· Bewaken van deadlines en voortgang;

· Opzetten deelnemersregistratie;

· Adviserende rol aan opdrachtgevers rondom facilitaire en logistieke invulling van het evenement;

· Operationele coördinatie;

· Aanspreekpunt zijn voor opdrachtgever en betrokken partijen;

· Coördinatie tijdens op- en afbouw;

· Toezicht houden op logistieke uitvoering;

· Signaleren en oplossen van knelpunten;

· Aansturen van ingehuurde event ondersteuners, zoals BHV, gastvrouwen, studentcrew;

· Coördinatie van deelnemers registratie;

· Registratie en verwerking van opdrachten in relevante systemen;

· Vastleggen van evaluaties en administratieve afhandeling;

· Verwerken Deelnemers registratie.

Wat vragen we van jou?

· Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau;

· Je hebt aantoonbare relevante werkervaring op het gebied van event coördinatie en/of management;

· Je beschikt over relevante ervaring met facilitaire en logistieke coördinatie van evenementen;

· Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in Nederlands en Engels;

· Sterk organiserend vermogen, stressbestendigheid en flexibiliteit;

· Vermogen om snel te schakelen tussen verschillende dossiers en/of taken;

· Politiek-bestuurlijke sensitiviteit;

· Samenwerkingsgericht, oplossingsgericht en proactief handelen;

· Je bent beschikbaar in de avonden en weekenden.

Wat hebben we jou te bieden?

· Een uitdagende en afwisselende baan in Tilburg;

· Salaris in overleg afhankelijk van leeftijd en werkervaring tussen de € 3.500,-

· € 4.200,- bruto per maand o.b.v. een fulltime dienstverband;

· Een informele werksfeer met korte lijntjes en veel eigen verantwoordelijkheden;

· Vrijheid voor het nemen van verantwoordelijkheid;

· Om hier te kunnen werken, stellen wij een verklaring omtrent gedrag verplicht.