Vacature Management Assistent Raad van Bestuur

Ben jij de ervaren Management Assistent die er altijd voor zorgt dat alles op rolletjes loopt? Ben je proactief, gestructureerd en klaar voor een nieuwe uitdaging? Dan zijn wij op zoek naar jou! Met jouw inhoudelijke kennis word jij dé steun en toeverlaat van onze Raad van Bestuur.

DIT GA JE DOEN

Als Management Assistent bied je algemene ondersteuning aan onze bestuursleden, met de focus op onze Chief Compliance Officer (CCO) en Chief Financial Officer (CFO). Onmisbaar is jouw organisatorische talent en gestructureerde werkwijze; jij bent iedereen altijd een stap voor. Je stelt de juiste vragen en stelt prioriteiten, en we kunnen blindelings op jou vertrouwen.

Als Management Assistent zit je ‘dicht bij het vuur’ en ben je betrokken bij uiteenlopende activiteiten en complexe dossiers binnen een breed aandachtsgebied. Jij hebt een zeer afwisselende functie waarin je enerzijds complexe agenda’s beheert en mailboxen bijhoudt, en anderzijds betrokken bent bij verschillende vergaderingen, bijeenkomsten en events. Omdat jij zowel cijfermatig als juridisch onderlegd bent, bied je ondersteuning bij diverse vraagstukken en verzorg je voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van dossiervorming. Je bent verantwoordelijk voor de verslaglegging van vergaderingen en de correspondentie voor de CFO en CCO.

Jij begrijpt als geen ander welke toon je moet aanslaan en iedereen voelt zich welkom bij jou. Jij bent de onmisbare schakel naar onze bestuursleden, dienend aan de organisatie. Je bent onder andere verantwoordelijk voor de voorbereiding en afhandeling van bestuurlijke besluitvormingsprocessen, directieverslagen of verslaglegging van de vergaderingen van de Raad van Commissarissen of de Auditcommissie. Daarnaast voer je administratieve werkzaamheden uit, zoals het vastleggen van correspondentie en het nauwkeurig controleren van documenten.

Als Management Assistent ben je flexibel om in te springen tijdens drukte of vakantieperiodes en bied je waar nodig ondersteuning aan enkele MT-leden (bijv. reisplanning of administratieve afhandeling). Je bent daarnaast een directe collega en sparringpartner voor de Management Assistent van onze CEO. Samen zorgen jullie ervoor dat alles tot in de puntjes verzorgd is voor ons bestuur. Een boeiende rol in een complexe omgeving! Verder bestaan jouw werkzaamheden uit:

• Het opstellen en/of aanpassen van presentaties;
• Het signaleren van belangrijke zaken, het vaststellen van de urgentie en vertrouwelijkheid, en het zo nodig nemen van passende acties;
• Het prioriteren en behandelen van binnenkomende vragen en/of problemen en het aandragen van mogelijke oplossingen binnen de eigen bevoegdheden;
• Het notuleren en vastleggen van vergaderingen (Nederlandse Corporate Governance Code);
• Het up-to-date houden van diverse documentarchieven en informatie in de verschillende informatiesystemen;
• Diverse locatieboekingen, groeps- en hotelreserveringen en het boeken van zakenreizen;
• Het samenstellen van informatieve/cijfermatige overzichten.

DIT IS ONS AANBOD

De functie van Management Assistent voor onze CCO, CFO en CEO is initiërend, organisatorisch en uitvoerend van aard. Geen dag is daardoor hetzelfde. Eigen initiatief en inbreng worden zeer gewaardeerd. De rode loper ligt al voor je uit bij ons prachtige kantoor in Hoofddorp, met een parkeerplaats nabij en het station om de hoek. We zijn gastvrij naar medewerkers en bieden een uitstekend salaris en goede arbeidsvoorwaarden:

• Een startsalaris tussen de €3.000,- en €5.000,- bruto per maand o.b.v. 38 uur;
• Een contract voor 32 tot 38 uur per week (flexibele indeling bespreekbaar);
• 8,3% vakantietoeslag;
• 27,5 vakantiedagen o.b.v. 38 uur per week;
• Reiskostenvergoeding: €0,23 per km (tot max. 50 km) per gewerkte dag of volledige vergoeding met het openbaar vervoer;
• Loopbaanbudget en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Goede work-life balance (thuiswerkmogelijkheden);
• Goede pensioenregeling.

DIT BEN JIJ

Jouw uitstekende organisatorische vaardigheden zorgen ervoor dat je altijd drie stappen vooruitdenkt. De werkervaring die jij meebrengt, gecombineerd met jouw nauwkeurigheid, gastvrije instelling en proactieve werkwijze, zorgt ervoor dat jij al het werk uit handen neemt én als sparringpartner fungeert. Vanzelfsprekend ben je in staat om op directieniveau te communiceren en proactief de vertaling naar de organisatie te maken. Verder beschik je over:

• Een opleiding op het gebied van management/directieondersteuning, bij voorkeur met een juridisch en/of financieel component;
• HBO-werk- en denkniveau;
• Minimaal 6 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• Affiniteit met compliance/risk/finance/legal;
• Uitstekende kennis van MS Office en Teams;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift (Nederlands, Engels is een pré).

Interesse gewekt?

Solliciteren kan, tot en met donderdag 3 oktober, via de sollicitatiebutton. Stuur jouw cv en motivatie mee. Voor vragen over de functie en het sollicitatieproces kun je contact opnemen met Maud Schoon, Corporate Recruiter, via [email protected].

• Het wervingsproces bestaat uit twee selectiegesprekken.
• De eerste selectiegesprekken plannen we zo snel mogelijk na sollicitatie op ons hoofdkantoor in Hoofddorp.
• Reageer graag uitsluitend via de sollicitatiebutton op deze pagina.
• Je sollicitatie is definitief als je een automatische bevestiging per mail hebt ontvangen. Wij streven ernaar om binnen vijf werkdagen na sollicitatie bericht te geven over de voortgang.