Vacature Managementassistent

Managementassistent

0,8 - 1,0 fte

Dienstverlening, Veiligheid, Gastvrijheid en Groen

Vervaldatum : 12 juni 2024

Maak je wereld en solliciteer bij Scalda

Per 1 augustus zoeken we binnen het cluster Dienstverlening, Veiligheid, Gastvrijheid en Groen voor de locaties Middelburg en Goes een Managementassistent (0,8 – 1,0 fte).

Wat ga je doen?

Als managementassistent van het cluster DVGG verricht je de volgende werkzaamheden:

• Je ontzorgt het management team op allerhande organisatorisch en secretarieel gebied;
• Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten administratief organisatorisch voor, je maakt afspraken, regelt interne en externe ruimten. Stelt agenda’s op (al dan niet op aanwijzing), zorgt voor tijdige toezending van vergaderstukken en notuleert vergaderingen;
• Je beheert en bewaakt administratie(s) bij en beantwoordt vragen daarover;
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties over administratief-organisatorische aangelegenheden;
• Je volgt ontwikkelingen op het vakgebied, stelt (mede)processen op, bewaakt ze en doet verbetervoorstellen met betrekking tot het uitvoeren en inrichten van de administratie(s);
• Je stelt planningen en  rapportages op, verzamelt de gegevens en signaleert afwijkingen;
• Je coördineert het opstellen van managementoverzichten en -rapportages;
• Je interpreteert informatie en past regelgeving toe en/of voert rechtspositionele regelingen uit en informeert management over de wijzigingen in wet- en regelgeving;
• Je stelt aanwijzingen op voor de verwerking van gegevens en de toepassing van wet- en regelgeving;
• Je verzorgt correspondentie en voegt naar eigen inzicht informatie toe;
• Je legt (informatie)dossiers aan en beheert archieven.

Wat vragen we van je?

• Een afgeronde MBO-opleiding niveau 4 (directiesecretaresse/ managementassistent), aangevuld met minimaal 3 jaar relevante secretariële werkervaring;
• praktische kennis van en ervaring met administratieve en secretariële/management-ondersteunende werkwijzen en technieken;
• inzicht in de taak, organisatie en werkwijze van Scalda en de werkzaamheden van het management of in staat om dit snel eigen te maken;
• het vertrouwelijk kunnen omgaan met informatie en waar nodig bewaren van geheimhouding;
• ondersteuning verlenen in het digitaal samenwerken;
• ervaring op het gebied van bewaken en borgen van digitale, administratieve (proces- en project)structuren is een pre;
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• digitaal vaardig en minimaal kennis op het gebied van de pakketten van MS 365 en Teams of in staat om dit snel eigen te maken;
• daarnaast ben je proactief, positief en dienstverlenend ingesteld en kun je zelfstandig werken.

Wat bieden we je?

Het salaris is conform cao-mbo, ingeschaald in het generieke functieprofiel medewerker dienstverlening D, functieschaal 07 (min. € 2.449,00 / max. € 3.623,00). Het betreft in eerste instantie een tijdelijk contract voor een jaar. Na deze periode kan, bij goed functioneren en voldoende formatieruimte, het contract verlengd worden dan wel een benoeming voor onbepaalde tijd in deze functie volgen.

Informatie:

Voor informatie over de vacature kun je contact opnemen met Arold Versluys, directeur van het cluster, telefoon: 06-52338787.

De procedure:

De vacature wordt zowel intern als extern online gezet. U kunt uw sollicitatie tot en met woensdag 12 juni 2024 indienen. Sollicitaties die niet via deze link binnenkomen kunnen wij helaas niet in behandeling nemen.

Een assessment kan onderdeel van de selectieprocedure zijn. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op vrijdag 28 juni 2024.