Vacature Merchandiser Administrator – Administratieve Sales Support

Merchandiser Administrator – Administratieve Sales Support

Zorg dat de producten van geliefde merken blijven doorstromen

Over het bedrijf

DIFUZED – Uitgeest (regio Amsterdam/Alkmaar/Haarlem)

Difuzed is een in Nederland gevestigde ontwerper, producent en distributeur van officieel gelicentieerde lifestyle merchandise. Wij leveren aan retailers en distributeurs binnen de EMEA-regio.

Wij werken samen met enkele van 's werelds meest toonaangevende entertainment-, gaming- en lifestylemerken, waaronder Disney, Marvel, Warner Bros., Pokémon, PlayStation, Moomin en vele anderen.

Van kleding en hoofddeksels tot tassen, accessoires en cadeauartikelen: wij ontwikkelen producten die deze merken tot leven brengen voor retailers en consumenten.

Wij maken deel uit van de Mainland Group en werken nauw samen met onze Amerikaanse zusteronderneming Aquarius.

Bezoek onze website en ontdek zelf waarom onze producten voor ons spreken!

In deze functie...

Rapporteert aan: Commercial Director

Werkt samen met: Sales, Buying, Design, Finance en Logistics

Locatie: Uitgeest (kantoorfunctie)

Dienstverband: Fulltime, per direct beschikbaar

Deze functie is iets voor jou als jij...

• Graag nauwkeurig werkt. Een foutloos orderboek, complete productgegevens en perfect bijgewerkte overzichten geven jou voldoening.
• Het prettig vindt om met systemen te werken. ERP-, PLM-systemen, klantportalen en spreadsheets voelen voor jou vertrouwd aan en je leert nieuwe systemen snel.
• Houdt van structuur en overzicht. Orders verwerken, producten aanmaken, facturen versturen en trackers bijwerken geven je een duidelijk beeld van wat je hebt bereikt.
• Iemand bent op wie collega's vertrouwen als het gaat om details, omdat je zorgvuldig werkt en dingen opmerkt die anderen missen.
• Dicht bij het product wilt staan. Je verwerkt samples, fotografeert deze en schrijft productomschrijvingen voor klanten.
• Interesse hebt in de wereld van entertainment- en fanmerchandise en vanaf dag één een waardevolle bijdrage wilt leveren.

“Laten we eerlijk zijn over de inhoud van de functie: dit is een administratieve functie met veel data-invoer. Een groot deel van je dag besteed je aan het verwerken van orders, productinformatie en facturen in verschillende systemen en het actueel houden van spreadsheets. Als dat precies het soort werk is waar jij energie van krijgt, zul je hier uitstekend op je plek zijn en zal het hele team daarvan profiteren.”

Hoe ziet jouw werkdag eruit?

Sales Orders

• Verwerken van klantorders uit e-mails, klantportalen en EDI-systemen in ons ERP-systeem.
• Controleren van orders op prijslijsten, voorraadbeschikbaarheid en klantafspraken voordat deze worden bevestigd.
• Verwerken van orderwijzigingen, annuleringen en tekorten in overleg met accountmanagers.

PLM en productdata

• Aanmaken en onderhouden van producten in ons PLM-systeem, inclusief artikelcodes, barcodes, kenmerken, maten, kleuren, kostprijzen, verkoopprijzen en licentiegegevens.
• Fotograferen van producten en samples en uploaden van duidelijke afbeeldingen naar het PLM-systeem en de productdatabase.
• Schrijven van heldere en consistente productomschrijvingen voor het ERP-systeem, klantformulieren en productpresentaties.
• Invoeren van nieuwe producten in klantsystemen en leveranciersportalen, waaronder SAP-gebaseerde platformen, volgens de specifieke eisen van iedere klant.

Facturatie en documentatie

• Opstellen van klantfacturen en creditnota's en controleren of deze overeenkomen met orders en leveringen.
• Controleren en afstemmen van inkooporders, orderbevestigingen en verzenddocumenten van fabrieken.
• Voorbereiden van alle benodigde documentatie voor leveringen, zoals labels, paklijsten, ASN's en douanegegevens.

Trackers en rapportage’s

• Dagelijks actueel houden van order-, leverings-, sample- en goedkeuringsoverzichten.
• Opvolgen van collega's en leveranciers om ontbrekende informatie te verzamelen.
• Tijdig signaleren van vertraagde orders, ontbrekende gegevens en openstaande aandachtspunten voordat deze problemen veroorzaken.
• Opstellen van standaardrapportages voor Sales, Merchandising en Finance.

Wat breng je mee?

• MBO werk- en denkniveau.
• Ervaring met data-entry, orderverwerking, merchandisingadministratie of een vergelijkbare administratieve functie. Ervaring binnen consumentengoederen, mode, retail of lifestyleproducten is een pré.
• Ervaring met ERP- en PLM-systemen. Ervaring met SAP of leveranciersportalen van retailers is een sterke pré.
• Goede Excel-vaardigheden, zoals sorteren, filteren, opzoeken van gegevens (lookups), opschonen van data en het gebruik van basisformules.
• Snelheid én nauwkeurigheid. Je controleert je eigen werk en hebt oog voor detail.
• Een flexibele instelling, een proactieve houding, resultaatgerichtheid en plezier in samenwerken.
• Organisatietalent en doorzettingsvermogen. Je werkt taken zelfstandig af zonder voortdurende aansturing.
• Affiniteit met gaming, entertainment, licensing, fashion en lifestyle.
• Uitstekende beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van de Nederlandse taal is een pré.

Het zou mooi zijn als je ook hebt

• Basiskennis van productfotografie en beeldbewerking.
• Ervaring met barcodes en productclassificatie.
• Ervaring met gelicentieerde producten en bijbehorende goedkeuringsprocessen en documentatie.

Wat bieden wij?

• Een fulltime functie met uitzicht op een vast dienstverband binnen een snelgroeiende organisatie met een steeds sterkere marktpositie. Je krijgt de mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen en je eigen carrière vorm te geven binnen een team van gedreven collega's.
• Wij bieden een marktconform salaris conform de MITT-CAO, waarbij relevante werkervaring wordt meegewogen bij de inschaling.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

• 8% vakantiegeld;
• 25 vakantiedagen;
• Pensioenregeling waarbij de werkgever 2/3 van de premie betaalt;
• Regelmatig gezellige bedrijfsfeesten en activiteiten;
• Personeelskorting op onze producten;
• Fietsplan;
• Reiskostenvergoeding.

Past dit bij jou?

Stuur dan jouw CV en een korte motivatie, inclusief een overzicht van de systemen waarmee je hebt gewerkt, naar [email protected] en laat ons weten waarom jij onze nieuwe Merchandiser Administrator bent!