Vacature Operations Assistant

Operations Assistant (Financiële Focus)– EMEA

Functieoverzicht

De Operations Assistant is primair verantwoordelijk voor financiële en boekhoudkundige ondersteuning, waaronder factuurbeheer, chequeverwerking, gegevensinvoer voor fiscale doeleinden en coördinatie met het in de VS gevestigde financiële team en de lokale Nederlandse financiële adviseurs bij de REUZEit-vestiging in Waddinxveen, op circa 20 minuten rijden van het centrum van Rotterdam. De functie omvat tevens kantoorbeheer, leverancierscoördinatie, documentafhandeling, financiële rapportage, gegevensinvoer in QuickBooks of vergelijkbare boekhoudsoftware, ondersteuning van magazijn- en logistieke operaties, en interne communicatie.

Doelstellingen

Organisatie – Handhaven van een goed gestructureerde, georganiseerde en conforme kantooromgeving.
Ondersteuning – Assisteren van operations, magazijn, boekhouding en HR met nauwkeurige en tijdige administratieve coördinatie.
Facilitering – Versterken van de prestaties door het waarborgen van soepele backoffice-ondersteuning en partnercoördinatie binnen de EMEA-regio.

Verantwoordelijkheden

Boekhouding & Financiële Coördinatie

• Beheren van debiteuren- en crediteurenadministratie.
• Verwerken en betalen van facturen, uitschrijven van cheques en uitvoeren van bankafstemmingen.
• Nauwkeurige registratie bijhouden in QuickBooks of vergelijkbare online boekhoudsoftware.
• Samenwerken met het Amerikaanse financiële team en Nederlandse financiële adviseurs voor belasting- en nalevingsrapportage.
• Voorbereiden en ondersteunen van btw-aangiften en assisteren bij lokale boekhoudkundige vereisten.

Kantoor- & Faciliteitenbeheer

• Coördineren van leveranciers, nutsvoorzieningen en onderhoud van de Nederlandse vestiging.
• Zorgen dat kantoorbenodigdheden, hulpmiddelen en apparatuur onderhouden en beschikbaar zijn.

Documentbeheer & Naleving

• Beheren van personeelsdossiers, leverancierscontracten en administratieve documenten.
• Voorbereiden van visumaanvragen en reisdocumentatie voor medewerkers.
• Zorgen voor naleving van lokale administratieve en wettelijke normen.

Inkoop & Financiële Rapportage

• Uitvoeren van aankopen, volgen van kantooruitgaven en beheren van kleinere budgetten.
• Assisteren bij het opstellen van operationele en financiële rapporten.
• Ondersteunen bij btw-aangiften, facturatie en boekhoudkundige taken.

Magazijn- & Logistieke Ondersteuning

• Assisteren bij de coördinatie van apparatuur-afhalingen en inventarisdocumentatie.
• Contact onderhouden met lokale partners voor herplaatsingen, opslag en transport.
• Volgen van projectvoortgang en administratieve logistieke ondersteuning bieden.

Vergadercoördinatie

• Plannen en coördineren van operationele, boekhoudkundige, IT-, kwaliteits- en projectvergaderingen.
• Ondersteunen bij vergader­voorbereiding, notuleren en opvolging van actiepunten.

Rapportage

Rapporteert aan: Operations Manager – EMEA
Samenwerking met:

• Nederlands magazijnteam
• Amerikaanse en Britse Finance- en Accounting-teams
• Amerikaans IT-team
• Internationale Business Development Program-teams
• Wereldwijde Operations- en HR-afdelingen