Vacature Senior Management Assistent / HBO+

Ben jij een organisatietalent dat tegelijkertijd de directie en het managementteam kan ondersteunen en het Facilitaire team draaiende kan houden?

Jouw doel: alles verloopt vlekkeloos en er heerst een goede sfeer

Als Senior Management Assistent ben je de rechterhand van de directie (CEO en COO), ondersteun je het management team (MT) en zorg je ervoor dat alles loopt zoals het moet lopen. Daarnaast zorg jij ervoor dat de collega’s van het Facilitaire team hun taken georganiseerd kunnen uitvoeren. Dit is een functie waarin je midden in de organisatie zit en waarbij je veel vrijheid hebt om de rol in te vullen.

Je zorgt voor de ondersteuning van directie en MT en regelt voor hen evenementen en zakenreizen, verzorgt agendabeheer en mailboxen, zorgt dat alles rondom de faciliteiten op kantoor geregeld zijn en hebt een luisterend oor voor alle medewerkers. Het facilitaire team bestaat uit drie medewerkers, waarvan twee personen een afstand tot de arbeidsmarkt hebben. Jij zult (meewerkend) voorman/vrouw van dit team zijn.

Maar nu even concreet, hoe ziet jouw werkweek eruit?

Na een heerlijk weekend begint je week met het agenda-overleg met de directie. Jij geeft aan waar er mogelijke knelpunten zijn, zij geven aan wat de belangrijkste onderwerpen zijn voor deze week. In dit informele overleg praten de directieleden ook elkaar bij. Daarna ga je door naar het door jou georganiseerde facilitaire overleg. Met je collega’s neem je de week door en kijkt of het voor iedereen helder is wat er moet gebeuren deze week. Vervolgens loop je een rondje door het kantoor en zorgt dat alles op orde is. In de middag bereid je het directie-overleg voor dat de dag erna gepland staat. Je stuurt de agenda rond, maakt de notulen nog even af en je neemt de actiepunten door met de directeur. Ondertussen krijg je het verzoek van een MT-lid om een externe afspraak te organiseren voor in de loop van deze week. Geen probleem voor jou. 

Je neemt deel aan het directie-overleg en daarin maak je (beknopte) notulen en zorgt dat het overleg soepel loopt. In de middag help je een MT lid met het boeken van een complexe reis. Je checkt op regelmatige basis of er urgente e-mails zijn binnengekomen voor de directie en handelt deze zoveel als mogelijk zelf af. Telefonisch overleg je met de secretaresse van een klant om de afspraak van deze week te verzetten. Aan het einde van de dag loop je nog even door het kantoor om een praatje te maken met collega’s en zodoende te checken of alles nog goed gaat en of er nog issues zijn waarvan het handig is voor de directie dat ze het weten. Je bent daarbij de oren en ogen van de directie.

Deze week zal ook het Prime Vision overleg plaatsvinden. Op kantoor of via Teams informeert de directie alle medewerkers en via filmpjes en presentaties wordt iedereen op de hoogte gebracht van wat er speelt bij het bedrijf. Jij hebt deze sessie voorbereid, de computersoftware getest, de filmpjes gecontroleerd en klaargezet. Het loopt natuurlijk weer soepel door jouw nauwgezette planning.

Je hebt ervoor gekozen om een dag per week thuis te werken (maar dat kan flexibel zijn). Op deze dag coördineer je de Engelstalige digitale nieuwsbrief, kan je alles waar je eerder niet aan toe gekomen bent afmaken. Ondertussen regel je nog wat afspraken en heeft een van de MT-leden gevraagd of jij met de jurist het contract voor de klant kunt afronden en klaarmaken voor verzending. Via Microsoft Teams houd je contact met je team op kantoor en samen met je collega overleg je hoe we volgende week de kleine attentie aan de medewerkers gaan versturen. En dan is het nu tijd voor het welverdiende weekend.

Je belangrijkste taken:

• Je ondersteunt de directie, beheert agenda’s en mailboxen en regelt externe afspraken voor het managementteam;
• Je bereidt directie-overleggen en formele vergaderingen voor en notuleert deze;
• Je organiseert bedrijfsbrede bijeenkomsten;
• Je verzorgt de interne communicatie vanuit de directie;
• Je coördineert en motiveert het Facilitaire team en zorgt voor een goede collegiale sfeer;
• Je beheert de contracten met betrekking tot facilitaire zaken.

Wie ben jij?

• Je bent echte regelneef of -tante en bent administratief sterk;
• Je bent communicatief een topper en houdt van de interactie met klanten en collega’s op alle niveaus;
• Je kunt goed met computers overweg en vindt dit ook leuk;
• Je bent energiek en soepel in de omgang;
• Je beheerst uitstekend de Nederlandse en Engelse-taal;
• Je wilt minimaal 36/40 uur werken en hebt een HBO+ werk- en denkniveau.

Bijzonderheden

We willen je ook uitnodigen om op deze aantrekkelijke functie te solliciteren als je nog geen coördinerende ervaring hebt, maar dit ziet als een mooie kans om deze te ontwikkelen. Wij zullen zorgen voor de benodigde opleidingen.

In het kader van verantwoord ondernemen staan we als bedrijf in het bijzonder open voor sollicitaties van mensen met een (fysieke) beperking.

Wat wij je bieden

• Een cruciale positie in ons bedrijf.
• Een hele platte bedrijfscultuur met meer dan 20 verschillende nationaliteiten.
• Een zakelijke laptop en mobiele telefoon.
• Gratis fruit en heerlijke koffie in ons gezellige Grand Café.
• Persoonlijke training door een personal trainer in onze in-house gym tegen een aantrekkelijk tarief.
• Voor iedereen is er een winstdelingsregeling.
• De mogelijkheid om bovenop de 25 standaard vakantiedagen extra vakantiedagen bij te kopen.
• Een onbeperkt opleidingsbudget voor het volgen van trainingen via de PV Academy.

Sollicitatieprocedure

Wij nodigen je uit om ons te overtuigen dat jij de juiste kandidaat bent! Stuur je CV en een leuk introductiefilmpje per mail naar [email protected].

Het sollicitatieproces zal bestaan uit twee interviews en een Big Five persoonlijkheidstest.

We kijken er naar uit om van je te horen.