Vacature Technical Support Coordinator

Vacature: Technical Support Coordinator

Over de functie

Voor de  Technische Afdeling bij onze klant zijn wij op zoek naar een Technical Support Coordinator. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het leveren van technische en administratieve ondersteuning aan het technische team. Je zorgt voor een goede coördinatie, monitoring en het onderhoud van technische documentatie, datasystemen en communicatie tussen schepen, kantoorafdelingen en externe stakeholders.

Als Technical Support Coordinator draag je bij aan een efficiënte en duurzame bedrijfsvoering door het faciliteren van technische en operationele activiteiten, het bewaken van compliance en het optimaliseren van processen binnen de afdeling.

Je rapporteert hiërarchisch aan de Technical Manager en werkt nauw samen met Technical Superintendents, andere interne afdelingen en externe leveranciers.

Jouw verantwoordelijkheden

Administratie

• Beheren en actueel houden van scheepscertificaten en technische documentatie
• Zorgen voor gestructureerde dossiervorming en rapportages binnen technische systemen
• Administratieve verwerking en archivering van olie- en monstersdocumentatie
• Beheer van gasolie-administratie op kantoor
• Verwerken en beheren van facturen voor de Technische Afdeling

Technische ondersteuning & coördinatie

• Volledig administratief beheer van certificeringstrajecten voor alle schepen
• Intensief contact onderhouden met Technical Superintendents
• Ondersteunen van technische, operationele en projectmatige werkzaamheden
• Monitoren van voortgang binnen het team en signaleren van knelpunten
• Voorstellen doen ter verbetering van technische en administratieve processen
• Faciliteren en bewaken van MX Suite data-inrichting, met uniforme scheepsdossiers en lay-outs
• Coördineren en monitoren van data met betrekking tot:
  Communicatiesystemen aan boord
  Walstroomvoorzieningen van schepen

Bevoegdheden

• Coördineren en verspreiden van technische informatie
• Afstemmen met interne afdelingen en externe leveranciers binnen het eigen verantwoordelijkheidsgebied
• Aandragen van procesverbeteringen aan de Technical Manager

Wat breng jij mee?

Opleiding & ervaring

• MBO 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur in maritieme operaties of een ondersteunende operationele functie
• 2 tot 5 jaar relevante werkervaring in een administratieve of ondersteunende rol
• Affiniteit met scheepscertificering en/of maritieme administratie is een pré
• Digitaal vaardig en comfortabel met datasystemen

Vaardigheden & competenties

• Sterk organisatorisch vermogen en oog voor detail
• In staat om meerdere taken en prioriteiten tegelijk te beheren
• Nauwkeurig en kwaliteitsgericht om operationele en technische risico’s te minimaliseren
• Proactief en oplossingsgericht
• Goede communicatieve vaardigheden

Werkomgeving & complexiteit

• Een dynamische technische en operationele werkomgeving
• Regelmatige afstemming met schepen, technische afdeling, andere interne teams, klanten en leveranciers
• Een rol waarin nauwkeurigheid cruciaal is; fouten in documentatie of communicatie kunnen leiden tot operationele vertragingen of compliance-issues

Besluitvorming

• Dagelijkse beslissingen over administratieve coördinatie en informatiestromen
• Escaleren van technische of operationele issues naar de Technical Manager indien nodig
• Actief meedenken en voorstellen doen binnen vastgestelde bevoegdheden

Communicatie & samenwerking

• Fungeren als centraal aanspreekpunt tussen schepen en de Technische Afdeling
• Ondersteunen van communicatie met schepen op verzoek van Techniek, Operations en klanten
• Intensief contact onderhouden met leveranciers en externe partijen
• Zorgdragen voor tijdige en correcte verspreiding van technische informatie
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk

Leiderschap & houding

• Geen directe leidinggevende verantwoordelijkheden
• Verwacht wordt dat je eigenaarschap toont, initiatief neemt en zelfstandig werkt
• Functionele ondersteuning en coördinatie binnen het technische team
• Een betrouwbare en deskundige vraagbaak binnen de afdeling