Vacature Bestuurssecretaresse

Bestuurssecretaresse

Dankzij jou is ons bestuurssecretariaat een georganiseerde en harmonieuze omgeving

Ben jij de energieke bestuurssecretaresse die niet alleen snel schakelt, maar ook creatief tot oplossingen komt? Voor ons bestuurssecretariaat zoeken wij een nieuwe collega die samen met ons de wethouders ondersteund. Jouw uitdaging? De drukke en complexe agenda's van de wethouders efficiënt managen. Je hebt een gestructureerde aanpak en oog voor detail, maar deinst ook niet terug voor notuleren. Als communicatief vaardige en resultaatgerichte professional creëer jij rust. Je gaat discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Solliciteer nu en draag bij aan het georganiseerde en succesvolle bestuurssecretariaat!

Wat ga je doen?

• Je draagt verantwoordelijkheid voor de voorbereiding, notulering en afhandeling van de vergaderingen van burgemeester en wethouders. Daarnaast waarborg je een tijdige digitale beschikbaarheid van vergaderstukken via IBabs. Je bent een proactieve spil binnen de voorbereidingen van de collegevergaderingen.
• Je bent de eerste schakel voor de wethouders naar de ambtelijke organisatie, inwoners en externe relaties.
• Je voert complexe inhoudelijke, secretariële administratieve en/of organisatorische taken uit op een breed werkterrein.
• Je bewaakt en verbetert de administratieve organisatie binnen het eigen werkterrein, met een focus op efficiëntie en effectiviteit.
• Je levert een waardevolle bijdrage aan het administratieve besluitvormingsproces van het college door de nauwkeurige verwerking van agenda en besluitenlijst in Ibabs.
• Je verricht representatieve taken, waarbij je onder andere bijeenkomsten en activiteiten organiseert, zorgt voor logistieke planningen en het beheer hebt over afspraken en agenda’s.

Het team

Het team bestuursondersteuning bestaat uit 27 medewerkers en valt onder het aandachtsgebied Dienstverlening. Dit team is opgedeeld in vier gespecialiseerde teams: juridische zaken, inkoop, bestuur & managementsecretariaat en economische zaken. Je maakt deel uit van het team bestuur & managementsecretariaat dat bestaat uit vier parttime en één fulltime bestuurssecretaresse. Als bestuurssecretaresse zorg je voor een georganiseerde en harmonieuze omgeving.

Ontmoet je collega

Margriet Veldhuizen, Bestuurssecretaresse: “Ons bestuurssecretariaat is een professioneel en gezellig team van secretaresses. Samen ondersteunen we de vier wethouders. We werken zowel zelfstandig als samen, voor een efficiënte en effectieve uitvoering van onze taken. Je hebt veel diverse contacten zoals met andere collega’s in de organisatie, maar ook met inwoners, provincies, regiogemeenten en bedrijven. De komende tijd werken we aan de verdere professionalisering van ons team. Wil je ons daarbij komen helpen? Van harte welkom!”

Wij vragen

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse op het niveau van ondersteuning van management, bestuur en/of directie.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren, complex agendabeheer en het werken met MS-Officeprogramma’s. Ervaring met het werken met Ibabs is een pré.
• Je weet met een scherp analytisch vermogen complexe vraagstukken te doorgronden. Je neemt initiatief in het vinden van innovatieve oplossingen en draagt actief bij aan het verbeteren van werkprocessen.
• Je bent in staat om procesmatig te denken en snel te schakelen op verschillende niveaus.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en werkt uiterst zorgvuldig en accuraat, waarbij elk detail de aandacht krijgt voor een foutloos resultaat.
• Je bent een verbinder en met flexibiliteit pas je je moeiteloos aan bij veranderende omstandigheden, terwijl je integer handelt en vertrouwelijkheid waarborgt.

Ons aanbod

• Een werkweek van 28 tot 36 uur. Op bepaalde dagen is thuiswerken in overleg mogelijk.
• Een salaris in schaal 8 tussen de € 3.052,-en € 4.297,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek. Deze wordt afgestemd op je opleiding en ervaring.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% bruto per maand. Het IKB is divers in te zetten (bijvoorbeeld voor kopen extra verlof en studie) of uitbetalen aan het einde van het jaar.
• Overeenkomst voor bepaalde tijd voor één jaar met de intentie tot een vast dienstverband.
• Voldoende mogelijkheden om te werken aan je persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Over Barneveld

Barneveld, een werkgever met een eigentijds, innovatief en dynamisch karakter en aantrekkelijke en ambitieuze projecten. Werken bij Barneveld betekent bijdragen aan een positieve klantbeleving van onze inwoners, ondernemers en partners. Samen met ruim 650 collega’s geef je betekenis aan onze ambitie ‘Blij met Barneveld’.

Wil je meer weten?

Voor vragen over deze functie kun je contact opnemen met Peter Visser, teamleider bestuursondersteuning via 06-21608643(Verwijst naar een telefoonnummer). Voor vragen over de werving kun je contact opnemen met Liset Koop - Matser, adviseur werving & selectie via 06-54370718(Verwijst naar een telefoonnummer).

Word jij hier blij van?

Graag ontvangen wij uiterlijk 12 januari 2025 je motivatie en cv. De eerste gesprekken staan gepland op maandag 13 januari 2025. De tweede gespreksronde staat gepland op donderdag 16 januari 2025.