Vacature Bestuurssecretaresse

32 - 36 uur

Ben jij een energieke en betrokken bestuurssecretaresse die proactief meedenkt en uitstekend organiseert? Wil jij de onmisbare schakel zijn in de ondersteuning van het bestuur? GGZ Friesland is op zoek naar een ervaren bestuurssecretaresse voor minimaal 32 uur per week.

Je nieuwe functie

Als bestuurssecretaresse ben je de drijvende kracht achter een effectief en georganiseerd bestuur. Je bent verantwoordelijk voor het creëren van structuur en rust in een complexe en dynamische omgeving, zodat het bestuur zich kan richten op haar strategische taken. Je ontzorgt een van de bestuurders door de dagelijkse gang van zaken te beheren, belangrijke afspraken en overleggen voor te bereiden en zorg te dragen voor een soepele en efficiënte communicatie. Jouw scherpte en vooruitziende blik maken jou onmisbaar in het bewaken van prioriteiten, het afhandelen van correspondentie en het tijdig signaleren van actiepunten.

In deze cruciale rol ben je de verbindende factor die zorgt voor continuïteit en overzicht in een hectische werkomgeving. Je waarborgt dat vergaderingen tot in de puntjes zijn voorbereid en vastgelegde afspraken nauwgezet worden opgevolgd. Met jouw betrokkenheid en organisatorische vaardigheden houd je toezicht op deadlines en zorg je ervoor dat alle processen rondom het bestuur vlekkeloos verlopen. Je bent een stevige gesprekspartner en denkt actief mee, altijd met oog voor detail en kwaliteit.

Samen met je collega-bestuurssecretaresses draag je actief bij aan de verdere ontwikkeling van het bestuurssecretariaat. Jullie werken gezamenlijk aan het optimaliseren van processen, het versterken van de ondersteuning en het waarborgen van een hoge kwaliteit in de samenwerking met het bestuur.

Wat staat je te wachten

• Een uitdagende en verantwoordelijke rol waarin je een directe bijdrage levert aan het succes en de efficiëntie van het bestuur van GGZ Friesland
• Ruime mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling, met bijscholing en toegang tot diverse trainingen en opleidingen
• Arbeidsvoorwaarden conform CAO GGZ, inschaling in FWG 50, max. € 4.434,- bij een fulltime dienstverband
• Arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband
• Balansbudget van € 500,- per jaar bij een voltijd dienstverband
• Een collegiaal en ondersteunend team waarin samenwerking centraal staat
• Een werkplek waar jouw inbreng wordt gewaardeerd en waar je met jouw expertise een essentiële rol speelt in het soepel laten verlopen van de bestuursactiviteiten
• Flexibiliteit in werkdagen: Je werkt voornamelijk op kantoor, met in overleg de mogelijkheid om deels thuis te werken. Jouw beschikbaarheid en ondersteuning op vrijdag zijn echter essentieel

Jouw inbreng

• Je hebt een afgeronde relevante HBO opleiding
• Je hebt meerdere jaren aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare functie
• Je bent organisatiesensitief, representatief en servicegericht, met een scherp oog voor de dynamiek en prioriteiten binnen een bestuurlijke omgeving
• Je hebt uitgebreide ervaring met Microsoft Office-toepassingen zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook en SharePoint
• Je hebt bij voorkeur ervaring met iBabs, een digitaal vergaderplatform dat wordt gebruikt voor het beheren van vergaderstukken en actiepunten
• Het spreken en begrijpen van de Friese taal is een pré, maar geen vereiste. Het kan een voordeel zijn in de communicatie met regionale stakeholders, maar belangrijker is jouw bereidheid om je in te leven in de regionale context en cultuur
• Je werkt zelfstandig, proactief en gestructureerd
• Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en weet effectief prioriteiten te stellen
• Je bent flexibel en stressbestendig en voelt je thuis in een dynamische, soms hectische omgeving

Over je nieuwe team

De Raad van Bestuur bestaat uit twee leden: een zorginhoudelijk bestuurder en een algemeen bestuurder. Zij worden ondersteund door een professioneel team bestaande uit twee bestuurssecretaresses en een bestuurssecretaris. Het bestuurssecretariaat heeft een cruciale rol binnen de organisatie als centrale schakel in de bestuurlijke processen.

Vanuit het bestuurssecretariaat coördineren we acties binnen de organisatie en bewaken we reacties van externe partijen, waarbij we zorgen voor tijdige opvolging wanneer dat nodig is. Het tijdig en adequaat informeren van de juiste partijen is een kerntaak, waarmee we de bestuurlijke processen soepel en efficiënt laten verlopen. Dit omvat onder andere de ondersteuning van de Raad van Toezicht en het proces rondom medezeggenschap.

We onderhouden nauwe contacten met zowel interne, als externe stakeholders en zorgen ervoor dat de organisatie goed geïnformeerd is over de koers van het bestuur en de bijbehorende activiteiten. In deze functie werk je nauw samen met een van de twee bestuurders en organiseer je de bestuursprocessen in samenwerking met je collega’s van het bestuurssecretariaat, onder de verantwoordelijkheid van de bestuurssecretaris.

Over je toekomstige werkgever

Wij zijn er voor de mensen die ons het hardst nodig hebben. Jaarlijks biedt GGZ Friesland op verschillende locaties, verspreid door heel Friesland, professionele hulp aan meer dan 12.000 mensen met ernstig psychiatrische aandoeningen. Thuis, op de polikliniek, dagbehandeling of tijdens een opname in de kliniek. Ook in geval van crisis zijn wij er 24 uur per dag, 7 dagen per week.

Bij ons kun je het verschil maken en zetten we ons actief in voor specialistische herstelondersteunende zorg dichtbij de patiënt. Dat doe je niet alleen, maar samen. Samen met je collega's, met andere organisaties, maar vooral mét de cliënt en zijn of haar naasten.

Bel, mail of app ons!

Heb je nog vragen of wil je meer informatie over GGZ Friesland? Bel, mail of app Youssef Tatou, Kwartiermaker Recruitment en Retentie via [email protected] of 06-41182460.

We kijken uit naar je sollicitatie