Vacature Managementassistent Directieteam

Managementassistent Directieteam

Opleidingsniveau: minimaal mbo-4 niveau

Contracttype: jaarcontract

Aantal uren per week: 32-36 uur

In eerdere banen heb je jouw veelzijdigheid op het gebied van administratie en secretariële taken bewezen. Je wilt deze vaardigheden graag inzetten in een zorginstelling in Amsterdam.
Jouw uitdaging: je voert secretariële, coördinerende en organisatorische werkzaamheden uit voor de leden van het directieteam. Hierdoor bied je effectieve en efficiënte ondersteuning aan het directieteam.

Als jij je in bovenstaande tekst herkent, nodigen wij je van harte uit te solliciteren!

Over de functie

Je ondersteunt leden van het directieteam van de organisatie (directiemanagement en stafhoofden). Effectieve ondersteuning draagt bij aan goede bedrijfsvoering. Je hebt diverse contacten door de hele organisatie heen. Je ontvangt hiërarchisch leiding van de bestuurssecretaris en kunt functionele aanwijzingen krijgen van de leden van het directieteam.

Je ondersteunt het directieteam met secretariële en administratieve taken, zoals:

• ondersteunen bij de voorbereiding van vergaderingen van het managementteam en van het directieteam;
• zorgen voor de verspreiding van de agenda’s en de vergaderstukken;
• inschatten van de volgorde van de behandeling van agendapunten tegen de achtergrond van de geldende prioriteiten en in afstemming met de bestuurssecretaris;
• opstellen actielijsten van directie- of MT-vergaderingen;
• informeren en attenderen van betrokkenen over genomen besluiten en het bewaken van de afhandeling van actiepunten;
• beheren van de agenda van de divisieleiding en afspraken maken voor de leden van het directieteam, waarbij meerdere in- en externe deelnemers betrokken kunnen zijn;
• coördineren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken met in- en externe werkcontacten;
• bewaken van de procesgang van in behandeling zijnde beleidsstukken;
• ondersteunen bij events/bijeenkomsten etc. die worden georganiseerd vanuit het directieteam, zoals het regelen van ruimtes, afstemmen van catering, ontvangst, presentatiemiddelen en conceptteksten en inplannen van voorbereidingstijd voor de verantwoordelijke werkgroep.

Secretariële ondersteuning:

• Je draagt zorg voor de administratieve verwerking en verspreiding van e-mail en inkomende en uitgaande post.
• Je verzorgt correspondentie en stelt conceptteksten op voor e-mail, nieuwsbrieven en notities.
• Je draagt zorg voor het op orde houden van een (digitaal) archief en documentatiesysteem.
• Je verricht representatieve taken zoals het ontvangen en te woord staan van bezoekers.

Wat bieden wij jou?

• Een (parttime) baan met veel afwisseling in taken.
• Een bruto maandsalaris tussen € 2.541 tot € 3.658 op fulltime basis, conform FWG schaal 40 van cao ziekenhuizen.
• Een jaarcontract voor 32-36 uur per week (0,89 – 1,0 fte)
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering en een meerkeuzesysteem met o.a. een fietsplan en studiekostenregeling.
• Ruime persoonlijke ontwikkelings-/opleidingsmogelijkheden o.a. via een uitgebreid aanbod e-learning modules van Good Habitz.
• Heel belangrijk: een fijn team en een mooie organisatie om in te werken!

Wat vragen wij van jou?

• Kennis en opleiding op secretarieel gebied op minimaal mbo-4 niveau
• Enkele jaren werkervaring op secretarieel, administratief of soortgelijk gebied.
• Goede digitale vaardigheden.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Zelfstandigheid om je taken goed te organiseren: ‘planmatig werken’ en ‘prioriteiten stellen’ moeten sterk ontwikkeld zijn.
• Samenwerkingsgericht, organisatiesensitief en gevoel voor je omgeving.
• Representatief, dienstverlenend en gastvrij zijn eigenschappen waar anderen je om waarderen.

Waar ga je werken?

Je wordt onderdeel van het management ondersteuningsteam van Reade waarbinnen je nauw samenwerkt met je collega management assistenten. De bestuurssecretaris is jouw leidinggevende.

Reade is hét expertisecentrum in revalidatie en reumatologie in Groot-Amsterdam, we hebben twee hoofdlocaties in Amsterdam en hebben veel samenwerkingen met ziekenhuizen en scholen. Het leuke aan werken bij Reade is dat we een langdurig traject met de cliënt aangaan, waardoor we de cliënt écht kunnen helpen met het behalen van zijn/haar doelen en het verbeteren van de kwaliteit van leven. Daarnaast vinden wij bij Reade de balans tussen werk en privé erg belangrijk. We denken altijd mee met jouw situatie en geven je voldoende vrijheid voor jouw werkplezier.

Zet jij de eerste stap?

Dus, word jij blij van schakelen tussen secretariële, administratieve en lichte planningstaken? Wil jij onze directieleden ondersteunen bij het plannen van afspraken en administratieve, secretariële taken? Solliciteer dan direct als Managementassistent!