Vacature Team- en managementassistent

Team- en managementassistent

Categorieën

• mbo
• administratie/secretariaat
• Parttime
• leefomgeving
• € 2.840,- tot € 4.015,-

Dankzij jouw bijdrage breng je rust, structuur en duidelijkheid in een omgeving waar veel samenkomt en maak jij het verschil

Als team- en managementassistent ben jij de energieke spil achter twee teamleiders en hun teams binnen het aandachtsgebied Leefomgeving. Dankzij jouw strakke planning, scherpe overzicht en proactieve houding kunnen zij zich volledig focussen op hun inhoudelijke werk.

Je komt terecht in een omgeving waar veel gebeurt, waar mensen op je rekenen en waar jij echt het verschil maakt door rust, structuur en organisatie te brengen. Omdat dit een nieuwe functie is, krijg je volop ruimte om samen te ontdekken wat werkt, kansen te zien en jouw rol zo vorm te geven dat jouw ondersteuning maximale waarde toevoegt.

Wat ga je doen?

Je vervult een veelzijdige rol waarin organiseren, schakelen en coördineren centraal staan. Je taken omvatten:

• Agenda- & planningbeheer. Je beheert en prioriteert de agenda’s van beide teamleiders en zorgt dat afspraken logisch, efficiënt en goed voorbereid zijn.
• Organiseren van overleggen & bijeenkomsten voor teamleiders en medewerkers. Je regelt alles; van uitnodigingen, stukken verzamelen, locatie, planning tot praktische voorbereiding.
• Ondersteuning van besluitvorming. Je ondersteunt het administratieve (digitale) proces, bewaakt deadlines en houdt overzicht over formats, actiepunten en voortgang.
• Verslaglegging & coördinatie. Je verzorgt de voorbereiding en verslaglegging van bestuurlijke en ambtelijke overleggen. Dit betreft geen volledige notulen, maar actie- en besluitenlijsten.
• Operationele ondersteuning. Je beheert mailboxen en MS Teams-omgevingen, handelt standaardvragen af en bewaakt structuur in documentatie.
• Administratie & bedrijfsvoering. Je voert lichte administratieve taken uit (zoals mutaties en onboarding in AFAS) en zorgt voor correcte archivering en bestandsbeheer.
• Achtervang voor diverse administratieve werkzaamheden.
• Verbinder & procesverbeteraar. Je signaleert knelpunten, denkt proactief mee over procesverbetering en zorgt dat werkstromen soepel blijven lopen.

De teams

Je ondersteunt de teamleiders van:

• Beleid Leefomgeving
• Planologie en Bezwaar & Beroep

Deze teams bestaan uit onder andere beleidsadviseurs, juristen, planologen, baliemedewerkers, projectleiders en administratieve collega’s. Een diverse en inhoudelijke omgeving waar veel gebeurt en collega’s jouw ondersteuning enorm waarderen. De nadruk ligt op de ondersteuning van de teamleiders, maar je speelt ook een rol bij bijvoorbeeld het organiseren van (participatie)bijeenkomsten voor medewerkers binnen deze teams.

Omdat de functie nieuw is, stap je niet in een gespreid bedje en dat maakt dit juist een mooie kans. Samen met de teamleiders geef je invulling aan hoe jouw rol er precies uit komt te zien. Je beweegt jezelf gemakkelijk door de organisatie, stelt de juiste vragen en krijgt energie van ontdekken, opbouwen en verbeteren.

Ontmoet je collega's

Remco Aarts, teamleider Beleid Leefomgeving: “Onze organisatie is op veel vlakken in beweging, alle grote landelijke opgaven (denk onder andere aan woningbouw, duurzaamheid, netcongestie, stikstof, klimaatadaptatie, mobiliteit) komen samen in onze gemeente. Het is erg uitdagend om hier binnen Barneveld, samen met alle collega's, mee bezig te zijn. De gemeente Barneveld is groot genoeg om een serieuze en professionele organisatie neer te zetten en klein genoeg om elkaar te kennen en bij elkaar binnen te kunnen lopen. De informele sfeer, de harde werkmentaliteit en de uitdagingen die voor ons liggen, maakt Barneveld voor mij een erg leuke organisatie om voor te werken!

Wij vragen

• Afgeronde mbo-4 opleiding met aantoonbare ervaring als managementassistent, secretaresse of vergelijkbare ondersteuning.
• Je bent communicatief sterk, digitaal vaardig en bekend met Microsoft Office en Teams.  Ervaring met AFAS, Ibabs en een zaaksysteem is een pre.
• Je brengt structuur aan in je werk, werkt nauwkeurig en behoudt overzicht.
• Je schakelt makkelijk tussen taken, stelt prioriteiten en blijft effectief in een omgeving die continu in beweging is.
• Je bent servicegericht en verbindend: je maakt makkelijk contact en bent een betrouwbare samenwerkingspartner.
• Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en ziet kansen om processen en werkwijzen verder te verbeteren.

Ons aanbod

• Flexibele werkweek van 28 - 32 uur per week met een uitstekende thuiswerkregeling binnen een maatschappelijk relevante organisatie.
• Het salaris is voorlopig gewaardeerd in schaal 7 tussen de € 2.840,- en € 4.015,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek. Deze wordt afgestemd op je opleiding en ervaring, mogelijk start je in een aanloopschaal.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% bruto per maand. Het IKB is divers in te zetten (bijvoorbeeld voor kopen extra verlof en studie) of uit te betalen in de vorm van een 13e maand.
• Overeenkomst voor bepaalde tijd voor één jaar met de mogelijkheid tot verlenging. Deze functie wordt gestart als pilot: samen onderzoeken we hoe de rol het beste vorm krijgt en of deze structureel wordt opgenomen binnen de organisatie.
• Voldoende mogelijkheden om te werken aan je persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Over Barneveld

Barneveld is volop in beweging. Als moderne en innovatieve organisatie staan we midden in de samenleving en werken we dagelijks aan oplossingen voor actuele maatschappelijke opgaven. Of het nu gaat om duurzaamheid, woningbouw, zorg, veiligheid of participatie: landelijke thema’s spelen ook bij ons een grote rol. We zetten onze kennis en expertise in om samen met inwoners, ondernemers en partners het verschil te maken.

Gemeente Barneveld verwacht in 2040 een groei naar ongeveer 80.000 inwoners. Onze organisatie groeit mee met de gemeente. Dat vraagt om een strategische blik, wendbaarheid en continue ontwikkeling. We zijn ambitieus en willen verder professionaliseren – in onze dienstverlening, in onze bedrijfsvoering én in onze manier van samenwerken. Met ruim 650 collega’s vormen we een betrokken en deskundige organisatie die samenwerkt aan een leefbare, duurzame en vitale gemeente.

Wil je meer weten?

Voor vragen over deze functie kun je contact opnemen met Cher Delsing Nicolaas, teamleider planologie en bezwaar & beroep a.i. via 06-19192884(Verwijst naar een telefoonnummer). Voor vragen over de werving kun je contact opnemen met Liset Koop – Matser, adviseur werving & selectie via 06-54370718(Verwijst naar een telefoonnummer).

Word jij hier blij van?

Graag ontvangen wij uiterlijk 22 maart 2026 jouw motivatie en cv. De eerste gesprekken vinden plaats op dinsdagmiddag 31 maart 2026.